Hallo Assalamualaikum Sahabat PandaiBelajar! Dalam kesempatan kali ini kami akan membahas tentang Penyelenggaraan Pameran di dalam pembahasan kali ini terdapat bagian Menentukan Tujuan, Menentukan Tema, Menyusun Kepanitiaan, Menentukan Waktu dan Tempat, Menyusun Agenda Kegiatan. Langsung saja mari kita baca dengan seksama mengenai Cara Merancang atau Merencanakan Pameran di Sekolah. Semoga bermanfaat!
MERENCANAKAN PAMERAN
Tahapan umum dalam perencanaan penyelenggaraan pameran yaitu, sebagai berikut.
A. Menentukan Tujuan
Langkah awal yang harus diperhatikan dan sangat penting keberadaannya dalam menyusun program pameran adalah menetapkan terlebih dahulu tujuan pameran tersebut diselenggarakan. Penyelenggaraan atau pelaksanaan pameran bisa saja bertujuan untuk menggalang dana yang bersifat komersial, sosial, atau ditujukan untuk bantuan kemanusiaan.
B. Menentukan Tema Pameran
Tema pameran merupakan langkah kedua atau selanjutnya setelah ditentukannya tujuan pameran dan telah dirumuskan. Penentuan tema dalam penyelenggaraan pameran ini berfungsi untuk memperjelas tujuan yang akan dicapai oleh penyelenggara pameran ini, dengan adanya tema tersebut dapat memperjelas misi pameran yang akan dilaksanakan, sehingga saat penyelenggaraan tidak akan keluar dari jalur.
C. Menyusun Kepanitian
Untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan penyelenggaraan sebuah pameran agar berjalan dengan lancar perlu dibuat kepanitiaan dalam sebuah organisasi kepanitiaan pameran. Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi sekolah atau wilayah diselenggarakannya pameran tersebut. Umumnya struktur kepanitiaan sebuah pameran terdiri dari panitian inti dan dibantu dengan seksi-seksi, seperti berikut ini.
- Ketua : Ketua panitia adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan sebuah pameran. Ketua diharapkan dapat mencari jalan keluar untuk menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran. Seorang ketua sudah seharusnya memiliki sikap kepemimpinan yang tegas dan jujur yang disertai sifat sabar dan bijaksana penuh rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Dalam menjalankan tugasnya, seorang ketua harus mampu berkomunikasi dengan baik dan juga bekerja sama dengan berbagai pihak, yang terlibat mendukung kegiatan pameran demi kelangsungan dan kelancaran penyelenggaraan pameran.
- Wakil Ketua : Tugas sebagai wakil ketua adalah pendamping ketua, bertanggung jawab atas kepengurusan berbagai hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara pameran dan memperlancar kegiatan seksi-seksi, juga mengganti dalam melaksanakan tugas seorang ketua, apabila ketua berhalangan dengan berbagai alasan yang logis. Sebagai seorang wakil ketua yang baik, sudah seharusnya memiliki sikap tegas, jujur, sabar, serta memiliki rasa tanggung jawab atas pekerjaan yang dipercayakankepadanya.
- Sekretaris : Tugas pokok sekretaris dalam suatu kegiatan pameran atau suatu organisasi di antaranya menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Tugas sekretaris lainnya adalah mengarsipkan surat-surat penting tersebut dan menyusunnya sesuai tanggal, waktu pengeluaran surat-surat tersebut secara cermat dan teratur. Selain itu, tugas sekretaris lainnya yaitu bersama ketua, membuat laporan kegiatan sebelum, sedang dan sesudah pergelaran berlangsung.
- Bendahara : Seorang bendahara bertanggung jawab secara penuh tentang penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan uang dana yang masuk sebagai biaya penyelenggaraan pameran.
- Seksi Kesekretariatan : Seksi ini bertugas membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat-menyurat, penyusunan proposal kegiatan, dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai seutuhnya.
- Seksi Usaha : Seksi ini berkewajiban untuk membantu Ketua dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak, untuk menutupi biaya pameran atau mendanai pameran tersebut.
- Seksi Publikasi dan Dokumentasi : Seksi publikasi bertugas sebagai juru penerang kepada umum melalui berbagai media, seperti dengan surat-surat pemberitahuan, spanduk kegiatan, pembuatan poster pameran, katalog, undangan, dan sebagainya. Seksi publikasi juga bertugas untuk membuat laporan dokumentasi pameran, dengan jalan mengumpulkan hasil pemotretan tentang kegiatan dari awal sampai benar-benar berakhir.
- Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang : Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran seperti namanya seksi ini bertugas mengatur tata ruang pameran. Selain bertugas untuk menghias ruang pameran seksi ini juga bertugas untuk mengatur denah dan penempatan karya yang akan dipamerkan.
- Seksi Stand : Seksi stand atau petugas stand adalah penjaga pameran yang bertugas menjaga kelancaran pameran, mengatur dalam mengarahkan pengunjung mulai dari masuk sampai ke luar dari ruangan pameran.
- Seksi Penumpulan dan Seleksi Karya : Seksi ini bertugas untuk mengumpulkan dan menyeleksi karya yang akan dipamerkan.
- Seksi Perlengkapan : Seksi Perlengkapan memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan berupa alat dan fasilitas lain yang dibutuhkan dan juga digunakan dalam penyelenggaraan pameran.
- Seksi Keamanan : Tugas seksi keamanan dinataranya menjaga ketertiban dan keamanan lokasi pameran khususnya kemanan karya-karya yang dipamerkan.
- Seksi Konsumsi : Seksi Konsumsi bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan acara pameran tersebut. Seksi konsumsi juga bertanggung jawab menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitian dalam acara pameran.
4. Menetukan Waktu dan Tempat
Penentuan waktu untuk penyelenggaraan acara pameran yang diselenggarakan bersamaan dengan pekan seni di sekolah biasanya dilakukan pada saat dimana tidak ada kegiatan belajar mengajar di kelas hal ini terjadi ketika pada akhir semester atau tahun ajaran menjelang hingga saat pembagian raport.
Penentuan tempat pameran disesuaikan dengan kondisi sekolah dan juga ukuran atau luas sekolah, jumlah serta karakteristik karya yang akan dipamerkan, yang akan dapat dilakukan di kelas, di aula, gedung serba guna, di halaman sekolah atau tempat lain di luar dari sekolah tersebut.
5. Menyusun Agenda Kegiatan
Penyusuan agenda kegiatan dimaksudkan untuk memberikan kejelasan waktu pelaksanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan acara pameran tersebut. Agenda kegiatan sebaiknya disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu yang biasanya dalam bulan, minggu dan juga tanggal.
